Polityka prywatności i RODO

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Administrator s.c., ul. Armii Krajowej 9, 46‑200 Kluczbork, NIP: 751 15 88 452, REGON: 531 636 824.

Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@wspolnoty.kluczbork.pl, tel. 608 094 720, 733 203 705.

Powrót do spisu treści

2. Jakie dane przetwarzamy

2.1 Dane podawane przez użytkownika

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres lokalu, telefon, e‑mail,
• dane eksploatacyjne: odczyty wodomierzy (ZW/CWU), data odczytu,
• treść zgłoszeń (np. opis usterki) oraz – jeżeli je dołączysz – pliki (np. zdjęcia).

2.2 Dane techniczne

W związku z korzystaniem z serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne (np. adres IP, znaczniki czasu, typ przeglądarki/urządzenia, adresy odwiedzanych podstron) – w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwisu.

Powrót do spisu treści

3. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi spraw związanych z zarządzaniem/obsługą wspólnot mieszkaniowych oraz obsługi zapytań kierowanych przez serwis.

• Obsługa zgłoszeń i kontaktu (formularze, korespondencja) – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
• Rozliczenia mediów i prowadzenie ewidencji (np. odczyty ZW/CWU) – art. 6 ust. 1 lit. b i/lub c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Cookies analityczne/marketingowe – wyłącznie po Twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeżeli takie narzędzia są uruchomione.

Powrót do spisu treści

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane:

• dostawcom usług IT (np. hosting, utrzymanie serwisu, system e‑kartotek/rozliczeń) – wyłącznie na podstawie umów i w zakresie koniecznym,
• podmiotom realizującym usługi na rzecz wspólnot (np. serwis, wykonawcy) – gdy jest to niezbędne do obsługi zgłoszenia,
• organom publicznym i sądom – gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

Powrót do spisu treści

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie planujemy przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak – za Twoją zgodą – uruchomione zostaną narzędzia zewnętrznych dostawców (np. analityka), dane mogą być przetwarzane przez podmioty mające infrastrukturę poza EOG. W takim przypadku stosowane są mechanizmy zgodne z RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz ustawienia ograniczające zakres danych.

Powrót do spisu treści

6. Okres przechowywania

• dane z korespondencji i zgłoszeń – przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• dane związane z rozliczeniami – przez okres wynikający z obowiązków prawnych i rozliczeniowych,
• dane zapisane lokalnie na urządzeniu („Zapamiętaj moje dane”) – do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Powrót do spisu treści

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych prawem masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Powrót do spisu treści

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka. Serwis jest projektowany do działania w trybie szyfrowanym (HTTPS) po wdrożeniu na serwerze. W trybie testowym uruchamianym z dysku (file://) część mechanizmów bezpieczeństwa przeglądarki może działać inaczej.

Powrót do spisu treści

9. Cookies, logi i „Zapamiętaj moje dane”

9.1 Cookies i panel zgód

Serwis może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do działania oraz – po wyrażeniu zgody – cookies analityczne. Zgodą zarządzasz w banerze cookies lub przez przycisk „Ustawienia cookies” w lewym dolnym rogu strony.

9.2 Logi

Logi serwera (po wdrożeniu na hosting) mogą zawierać m.in. adres IP, datę i czas zapytania, adres odwiedzanej strony oraz informacje o przeglądarce. Dane te służą celom technicznym i bezpieczeństwu.

9.3 „Zapamiętaj moje dane na tym urządzeniu”

Funkcja „Zapamiętaj moje dane” zapisuje wskazane informacje wyłącznie lokalnie w przeglądarce na Twoim urządzeniu (localStorage). Administrator s.c. nie ma do nich dostępu, dopóki sam/a nie wyślesz zgłoszenia. Dane możesz usunąć przyciskiem „Wyczyść zapisane”.

9.4 Informacje pogodowe w tickerze (opcjonalnie)

Serwis może wyświetlać w pasku informacyjnym (ticker) komunikat zastępczy zawierający bieżącą datę oraz skróconą informację o prognozie pogody dla rejonu Kluczborka – wyłącznie w sytuacji, gdy w ciągu ostatnich 4 dni nie opublikowano nowych komunikatów.

• Cel: prezentacja komunikatu informacyjnego (użyteczność serwisu w okresach bez nowych ogłoszeń).
• Zakres danych: data (po stronie użytkownika) oraz wartości prognozy (np. temperatura minimalna i maksymalna) pobrane z zewnętrznego źródła danych pogodowych (np. DobraPogoda24.pl).
• Sposób pobierania: rekomendowany jest wariant serwerowy (serwis pobiera prognozę i udostępnia ją jako własne dane), aby ograniczyć przekazywanie informacji o urządzeniu użytkownika do dostawcy danych pogodowych.
• Możliwy wariant bezpośredni: jeżeli prognoza byłaby pobierana bezpośrednio z przeglądarki użytkownika, dostawca danych pogodowych może otrzymać m.in. adres IP użytkownika i podstawowe informacje techniczne wynikające z zapytania HTTP (standard działania internetu).
• Brak profilowania: informacja pogodowa nie jest wykorzystywana do profilowania użytkowników ani podejmowania zautomatyzowanych decyzji.

Powrót do spisu treści

10. Formularze i wysyłka e‑mail (mailto)

Formularze w serwisie mogą działać w trybie otwierania Twojej aplikacji pocztowej (mailto). Oznacza to, że treść wiadomości jest przygotowywana w przeglądarce i przekazywana do programu pocztowego, a finalna wysyłka następuje dopiero po Twoim zatwierdzeniu.

Uwaga Załączniki (np. zdjęcia) nie są dołączane automatycznie do wiadomości mailto. Po otwarciu okna poczty dołącz je ręcznie (ikona 📎 „spinacza”).

Powrót do spisu treści

11. Zmiany polityki i skargi

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmian funkcjonalności serwisu (np. uruchomienie analityki, wdrożenie wysyłki formularzy przez serwer).

Data ostatniej aktualizacji: 2026-01-04.

Kontakt w sprawach prywatności: biuro@wspolnoty.kluczbork.pl. Skargę możesz wnieść do Prezesa UODO.

Powrót do spisu treści